Việc kế toán viết sai hóa đơn là điều vô cùng dễ gặp khi thực hiện công việc kế toán tại Doanh nghiêp. Tuy là vậy nhưng phương pháp xử lý trong mỗi trường hợp lại khác nhau và khá nhiều kế toán trẻ thường xuyên hoặc lúng túng trong vấn đề này. Vậy nên Công ty TNHH Sài Gòn ACS Hướng dẫn xử lý hóa đơn viết sai trong những trường hợp mong giúp được những bạn khi gặp phải điều này Việc nắm bắt những lỗi thường gặp trong việc in ấn, kê khai hóa đơn để hạch toán mức giá và quyết toán thuế…là điều quan trọng để tránh để xảy ra sai sót và không có mất tiền phạt oan uổng. Dưới đây là bảng tổng hợp các lỗi thường gặp và mức xử phạt trong ngành hóa đơn – thuế và thêm vào đó là hướng dẫn đến cách xử lý hóa đơn viết sai đơn giản trình tự thực hiện xử lý hóa đơn viết sai Bước 1: Xác minh sự sai sót Trước khi tiến hành xử lý hóa đơn viết sai, nhiệm vụ trước tiên của kế toán là quản lý và xác minh lại sai sót. Nếu hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng, kế toán không thể đơn phương điều chỉnh hóa đơn, mà phải có sự công nhận bởi văn bản của cả các bên (bên bán và bên mua). Bước 2: Xác định thời điểm phát hiện ra sai sót Đã giao hóa đơn cho người dùng hoặc chưa? Hóa đơn đã kê khai thuế hay chưa? Bước 3: Xác định lỗi sai cụ thể trên hóa đơn để xử lý đúng quy định Riêng đối với trường hợp đặc biệt: Hóa đơn đã lập viết sai về tên, địa chỉ người dùng nhưng ghi đúng mã số thuế người dùng thì bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh (Theo Khoản 7, Điều 3 ở Thông tư 26/2015/TT-BTC). các trường hợp viết hóa đơn điều chỉnh Trường hợp 1: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế trên hóa đơn chưa đúng Viết đúng lại thông tin theo tên đăng ký kinh doanh hay viết tắt theo quy định ở Thông tư số 39/2014/TT-BTC và phải xuất trình hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp 2: Gạch xóa, lúc chưa ký nhận hoặc đã ký nhận cách xử lý hóa đơn viết sai trong trường hợp này như sau: Xoá bỏ để xuất lại hoá đơn mới viết đúng thay thế. Lập biên bản thu hồi và xuất hoá đơn được điều chỉnh. Trường hợp 3: Viết thiếu, không ghi rõ nội dung cách sửa hóa đơn viết sai: Kế toán lập bảng kê, hợp đồng và dịch vụ kèm theo có xác nhận chữ ký và con dấu của cả 2 bên. Trường hợp 4: Hóa đơn được lập theo hình thức mua hàng hóa qua điện thoại, fax, email cách sửa hóa đơn viết sai: Kế toán ghi lại đầy đủ xác thực thông tin, đóng dấu công nhận bán hàng qua điện thoại phần ký công nhận của người dùng. Trường hợp 5: Trên hóa đơn ghi không đúng thuế suất giá trị gia tăng phương pháp xử lý hóa đơn viết sai trong trường hợp này như sau: Nếu như chưa giao cho người dùng hóa đơn, kế toán vẫn giữ đủ 03 liên thì thực hiện gạch chéo những liên, ghi nội dung xóa bỏ. Nếu như đã giao cho khách mà chưa tiến hành kê khai thuế thì hai bên lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập viết sai và xuất lại hóa đơn mới. Trường hợp quý khách đã tiến hành kê khai thuế thì kế toán thực hiện lập lại biên bản thu hồi đề xuất hóa đơn thay thế. đồng thời xuất hóa đơn đã được điều chỉnh, căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh để kê khai lại doanh số và thuế giá thành trị gia tăng.
