Mở quán cafe là ước mơ của rất nhiều người, nhưng chi phí setup quán cafe luôn là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần được tính toán kỹ lưỡng. Nếu không có kế hoạch tài chính rõ ràng, bạn rất dễ gặp phải tình trạng đội vốn, ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh lâu dài.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích từng khoản chi phí cụ thể để giúp bạn có cái nhìn tổng quan về số tiền cần chuẩn bị khi mở quán cafe. Cùng daotaophache.com tìm hiểu ngay nhé!



1. Tổng quan về chi phí setup quán cafe

1.1. Vì sao cần lập kế hoạch tài chính khi mở quán cafe?

Việc lập kế hoạch tài chính không chỉ giúp bạn dự trù ngân sách mà còn giúp hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành. Một số lý do khiến việc hoạch định tài chính là điều bắt buộc:

• Kiểm soát chi phí: Giúp tránh lãng phí và phân bổ ngân sách hợp lý cho từng hạng mục.
• Tránh rủi ro tài chính: Đảm bảo nguồn vốn đủ duy trì hoạt động trong giai đoạn đầu.
• Xác định mô hình kinh doanh phù hợp: Tùy vào ngân sách mà bạn có thể lựa chọn quán cafe nhỏ, cafe take away hay quán cafe sân vườn.

Lưu ý: Trung bình, một quán cafe quy mô nhỏ cần ít nhất 100 - 300 triệu đồng, trong khi quán cafe trung bình hoặc lớn có thể cần từ 500 triệu đến 1 tỷ đồng.

1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí setup quán cafe

Khi tính toán chi phí mở quán cafe, bạn cần cân nhắc những yếu tố sau:

✅ Mô hình kinh doanh: Mở quán cafe take away sẽ tốn ít chi phí hơn so với quán cafe có không gian lớn.
✅ Vị trí mặt bằng: Mặt bằng ở trung tâm, mặt tiền phố lớn có giá thuê cao hơn so với khu vực ngoại ô.
✅ Thiết kế và trang trí: Một quán cafe theo phong cách tối giản sẽ tiết kiệm hơn so với quán cafe có concept độc đáo.
✅ Trang thiết bị: Máy pha cafe chuyên nghiệp có thể có giá từ vài chục đến cả trăm triệu đồng.
✅ Marketing và quảng bá: Chi phí quảng cáo trên Facebook, Google Ads, thiết kế logo, menu cũng cần được tính đến.

>>>Xem thêm bài viết này: học pha chế cafe.



2. Chi phí mặt bằng khi mở quán cafe

2.1. Thuê mặt bằng – Chi phí lớn nhất khi mở quán cafe

Mặt bằng luôn là một trong những khoản chi phí chiếm tỷ lệ cao nhất trong ngân sách setup quán cafe. Giá thuê mặt bằng dao động tùy theo vị trí, diện tích và khu vực:

• Quán cafe nhỏ (10 - 20m²): 5 - 15 triệu/tháng
• Quán cafe trung bình (30 - 50m²): 15 - 30 triệu/tháng
• Quán cafe lớn, mặt tiền đẹp (trên 50m²): 30 - 100 triệu/tháng

Mẹo tiết kiệm: Nếu chưa có nhiều vốn, bạn có thể chọn hợp tác chia sẻ mặt bằng hoặc kinh doanh mô hình cafe mang đi (take away) để giảm chi phí.

2.2. Những lưu ý khi chọn mặt bằng kinh doanh cafe

Không phải cứ mặt bằng đắt tiền là phù hợp để kinh doanh cafe. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng khi chọn mặt bằng:

✔ Gần khu dân cư, trường học, văn phòng – nơi có nhiều khách hàng tiềm năng.
✔ Có chỗ để xe rộng rãi – tránh gây bất tiện cho khách hàng.
✔ Hợp đồng thuê dài hạn, ổn định giá – tránh bị tăng giá thuê đột ngột.

3. Chi phí thiết kế và trang trí quán cafe

3.1. Chi phí thuê đơn vị thiết kế – Có nên thuê hay tự làm?

Một quán cafe đẹp, ấn tượng sẽ thu hút khách hàng hơn. Bạn có thể lựa chọn:

• Thuê đơn vị thiết kế chuyên nghiệp: Chi phí từ 30 - 100 triệu đồng tùy diện tích.
  
• Tự thiết kế và decor: Tiết kiệm hơn, nhưng cần có gu thẩm mỹ tốt và đầu tư thời gian.

3.2. Nội thất, bàn ghế, đèn trang trí – Những khoản không thể thiếu

Ngoài thiết kế, việc đầu tư bàn ghế, quầy bar, đèn trang trí, tranh tường cũng rất quan trọng:

• Bàn ghế: Từ 5 - 10 triệu/bộ tùy chất liệu (gỗ, sắt, sofa).
• Đèn trang trí: Dao động từ 500k - 5 triệu/chiếc.
• Quầy bar: Chi phí thiết kế và thi công từ 10 - 30 triệu.

Lời khuyên: Nếu muốn tiết kiệm, bạn có thể tìm mua nội thất thanh lý từ các quán cafe đóng cửa.

>>>Khám phá nội dung tại đây: chiến lược marketing cho quán cafe.

4. Chi phí đầu tư trang thiết bị, máy móc pha chế

4.1. Máy pha cafe, máy xay cafe – Đầu tư cần thiết hay không?

Máy móc pha chế là thiết bị cốt lõi quyết định chất lượng đồ uống. Dưới đây là một số thiết bị quan trọng cần đầu tư:

• Máy pha cafe chuyên nghiệp: Giá từ 20 - 100 triệu.
• Máy xay cafe: Dao động 5 - 20 triệu.
• Máy làm đá: Từ 10 - 30 triệu.
• Tủ lạnh bảo quản nguyên liệu: Giá từ 5 - 15 triệu.

Mẹo tiết kiệm: Nếu chưa có nhiều vốn, bạn có thể chọn mua máy pha cafe đã qua sử dụng hoặc thuê máy theo tháng.

4.2. Dụng cụ pha chế, tủ lạnh, quầy bar – Mua mới hay thanh lý?

Ngoài máy móc chính, bạn cần chuẩn bị thêm dụng cụ pha chế như bình lắc, ca đánh sữa, cân điện tử, ly cốc,... Chi phí dao động từ 5 - 20 triệu.
✨ Nếu có thể, hãy tham gia các khóa đào tạo pha chế tại daotaophache.com để hiểu rõ cách sử dụng máy móc và tối ưu chi phí đầu tư.

5. Chi phí nguyên liệu và hàng tồn kho

Một quán cafe thành công không chỉ dựa vào không gian đẹp hay trang thiết bị hiện đại, mà quan trọng nhất là chất lượng đồ uống. Do đó, nguyên liệu pha chế là một khoản đầu tư không thể bỏ qua.

Khi setup quán cafe, bạn cần dự trữ các loại nguyên liệu cơ bản để pha chế đồ uống, bao gồm:

• Cà phê hạt, cà phê bột: Nếu sử dụng cà phê pha máy, bạn nên chọn cà phê nguyên chất, rang mộc để đảm bảo chất lượng.
• Sữa tươi, sữa đặc, kem béo: Thành phần quan trọng trong cafe sữa, latte, cappuccino.
• Trà, siro, bột cacao, bột matcha: Dùng để pha chế trà sữa, trà trái cây, cacao nóng,…
• Đường, đá viên, topping: Để tạo sự đa dạng trong thực đơn đồ uống.

6. Chi phí nhân sự và vận hành quán cafe

Tùy vào quy mô quán cafe, bạn có thể cân nhắc tuyển các vị trí nhân sự phù hợp:

• Barista (Nhân viên pha chế): Trực tiếp thực hiện đồ uống, mức lương từ 5 - 10 triệu/tháng.
• Nhân viên phục vụ: Hỗ trợ khách hàng, dọn dẹp, mức lương từ 4 - 8 triệu/tháng.
• Thu ngân: Quản lý doanh thu, tính tiền, mức lương từ 6 - 10 triệu/tháng.
• Quản lý quán: Điều hành hoạt động, kiểm soát chất lượng, mức lương từ 10 - 20 triệu/tháng.

7. Các chi phí marketing và quảng bá quán cafe

Dù bạn có quán cafe đẹp, đồ uống ngon nhưng nếu không biết cách quảng bá, quán sẽ khó thu hút khách hàng. Vì vậy, marketing là khoản chi phí không thể bỏ qua.

7.1. Thiết kế thương hiệu, logo, menu – Chi phí bao nhiêu?

Thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu: 5 - 15 triệu đồng
Thiết kế menu đẹp, chuyên nghiệp: 1 - 5 triệu đồng
Chụp ảnh sản phẩm, không gian quán: 3 - 10 triệu đồng
Một thiết kế chuyên nghiệp sẽ giúp quán cafe của bạn trông ấn tượng và chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

7.2. Quảng bá trên mạng xã hội, Google Maps – Nên đầu tư ra sao?

Facebook Ads, Instagram Ads: Ngân sách từ 3 - 10 triệu/tháng để tiếp cận khách hàng mục tiêu.
SEO Google Maps: Giúp quán hiển thị trên Google, thu hút khách hàng địa phương.
Kết hợp influencer marketing: Hợp tác với food blogger, KOLs để tăng độ phủ thương hiệu.

8. Chi phí pháp lý, đăng ký kinh doanh quán cafe

8.1. Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh quán cafe

Trước khi khai trương quán, bạn cần hoàn tất thủ tục pháp lý, bao gồm:

• Đăng ký giấy phép kinh doanh hộ cá thể (~1 triệu đồng).
• Đăng ký an toàn vệ sinh thực phẩm (~3 - 5 triệu đồng).
• Đóng thuế môn bài hàng năm (~1 triệu đồng/năm).

8.2. Các loại thuế và phí cần đóng khi kinh doanh quán cafe

Quán cafe cần đóng các loại thuế như:
✔ Thuế giá trị gia tăng (VAT): 5 - 10% tùy doanh thu.
✔ Thuế thu nhập doanh nghiệp: 20% trên lợi nhuận.
✔ Chi phí thuê mặt bằng có hợp đồng: Đóng thuế thu nhập cá nhân cho chủ nhà.
Lưu ý: Nếu không rành về pháp lý, bạn có thể thuê dịch vụ tư vấn đăng ký kinh doanh để tiết kiệm thời gian.

9. Lòi Kết

Mở quán cafe không nhất thiết phải tốn quá nhiều tiền. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng:

✅ Chọn mô hình kinh doanh phù hợp với ngân sách, tránh chạy theo xu hướng.
✅ Tận dụng đồ nội thất cũ hoặc mua thanh lý thay vì đầu tư quá nhiều vào decor.
✅ Tìm kiếm nguồn nguyên liệu uy tín, giá hợp lý để tối ưu chi phí đầu vào.
✅ Tham gia khóa học setup quán cafe tại daotaophache.com để có chiến lược tài chính hợp lý.