Một ứng dụng quản lý khách sạn, hay gọi tắt là PMS (Property Management System), là một công cụ ngày càng hữu ích trong các khách sạn cao cấp, hỗ trợ người quản lý và nhân viên thực hiện một số công việc khác nhau. Mặt khác, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS phù hợp, các bạn phải biết rõ phần mềm quản lý khách sạn này có thể thực hiện được những gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một biện pháp cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ nhiều khách sạn, khu resort và những tài sản tương tự để làm những nhiệm vụ và hoạt động trong ngày. Hệ thống thường bao gồm các nhiệm vụ quản lý và quản trị, với một số ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn nên một hệ thống PMS? Một giải pháp ứng dụng quản lý khách sạn đang trở thành quan trọng vì lĩnh vực khách sạn hiện đại được thúc đẩy qua công nghệ. Với một số nguồn đặt phòng có thể đến từ nhiều kênh, giá cần được điều chỉnh thông minh cho mục đích kiểm soát thu nhập. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho tới quá trình thanh toán, trả phòng cần được diễn ra đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Điều này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp ứng phó với nhiều thách thức trên. Một phần mềm quản lý khác sạn tốt sẽ cho phép nhân viên loại bỏ một số thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không chỉ có vậy, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất các đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên thị trường, vấn đề quan trọng là phải xác định một hệ thống có những tính năng chính xác cho khách sạn của bạn. Dưới đây là một số tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Tính năng đầu tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý một số yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống phù hợp sẽ cho phép nhân viên không quá phức tạp thực hiện một số nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng lĩnh vực công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều nên thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như nhiều thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng những dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu nhiều khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho nhiều chiến dịch quảng bá dịch vụ, các chương trình khuyến mãi đến một số khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Kế tiếp, điều đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt những tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này cần bao gồm một số tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho nhiều đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng cần cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng. Không những thế, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất phải có thể tạo hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể không quá phức tạp phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi dùng các dịch vụ khách sạn tính phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn phải bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh các báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc những quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất nên thiết trong lĩnh vực khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm phù hợp với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết nên triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là hình thức mà các bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Các tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee một số tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý những bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và các công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo tốt. Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách nhiều phòng trống, vị trí và giá nhiều phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý những giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee giúp nhân viên lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý mọi khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục nhiều vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Phần mềm quản lý tình trạng những buồng, phòng để cập nhật tình hình lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý các tài sản cố định trong phòng chi tiết. Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp trợ giúp xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng những thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và thông báo cho nhân viên quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng các để có phương hướng kinh doanh tốt hơn. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng tỉ mỹ như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý nhiều công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời gian phải thu nhiều công nợ. Phần mềm hiệu quả nhất: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất dữ liệu chi tiết của Ezibee trợ giúp khách sạn tổng kết việc kinh doanh chi tiết cho người quản lý. Báo cáo có thể lựa chọn những số như ca làm việc, các dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượt khách nghỉ trong ngày, tình trạng một số phòng và còn nhiều vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
